Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin visa Châu Âu, đương đơn cần đặc biệt chú trọng đến tính chính xác, đầy đủ và sự thống nhất giữa các giấy tờ. Hồ sơ phải được trình bày rõ ràng, đúng thứ tự yêu cầu từ đại sứ quán, vì chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Các giấy tờ liên quan đến nhân thân, công việc và tài chính như hợp đồng lao động, sao kê ngân hàng, bảng lương hay giấy nghỉ phép bắt buộc phải là bản mới nhất, còn hiệu lực và có dấu xác nhận hợp lệ.

Chứng minh tài chính cần được thể hiện minh bạch, với số dư ổn định phù hợp với thời gian và chi phí dự kiến của chuyến đi. Bên cạnh đó, lịch trình du lịch, xác nhận khách sạn và vé máy bay phải trùng khớp tuyệt đối với thời gian ghi trong form visa nhằm đảm bảo tính logic.

Đương đơn tuyệt đối không được tẩy xóa, khai sai thông tin hoặc sử dụng giấy tờ không chính chủ, vì điều này có thể dẫn đến từ chối visa và ảnh hưởng đến những lần nộp sau. Với những người chưa có nhiều kinh nghiệm, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ các công ty du lịch uy tín sẽ giúp hồ sơ đạt chuẩn ngay từ lần nộp đầu tiên.